Cette étude vise principalement à examiner la gestion adaptative dans le cycle du programme (tout au long des processus du cycle du programme, y compris la conception et la mise en œuvre de la stratégie, du projet et de l'activité) et à étudier les conditions propices : comment la culture d'une organisation, ses processus opérationnels et l'allocation de ses ressources soutiennent la gestion adaptative. Il explore les éléments de la gestion adaptative qui correspondent aux objectifs de l'étude, à savoir 

1. Évaluer le niveau de compréhension des bénéficiaires de la gestion adaptative en tant qu'approche de programmation et méthode d'atténuation des risques.
2. Examiner comment la gestion adaptative a été appliquée jusqu'à présent dans la mise en œuvre des projets EOL.
3. Explorer les façons dont une approche de gestion adaptative peut être utilisée comme source d'apprentissage au cours de la mise en œuvre du projet.
4. Proposer des moyens d'améliorer l'application de la gestion adaptative dans la mise en œuvre des projets EOL.

Objectif 1 : Évaluer le niveau de compréhension des bénéficiaires en ce qui concerne la gestion adaptative en tant qu'approche de programmation et méthode d'atténuation des risques.

Méthodologie :
Nous avons évalué si le programme EOL, le GMU et RMU HESA avaient une culture d'ouverture, d'apprentissage continu, de réflexion et d'amélioration. Cette évaluation a porté sur les pratiques réelles et les perceptions du personnel de terrain et des responsables de projet. En outre, nous avons examiné les processus pour évaluer la gestion des connaissances et le processus de prise de décision - la capacité à distiller, partager et diffuser les connaissances et la sensibilisation des bénéficiaires/employés au processus de prise de décision.

Résumé des résultats :
La compréhension de la gestion adaptative en tant qu'approche de programmation parmi l'échantillon de bénéficiaires sélectionné était liée à l'apprentissage continu, à la capacité d'ajuster la mise en œuvre et d'informer la prise de décision pour atteindre les objectifs prévus sur la base de l'analyse et de l'évaluation du contexte et de la flexibilité dans la gestion.

Le RMU HESA est perçu comme ayant une culture d'ouverture où les bénéficiaires se sentent à l'aise pour partager leurs opinions et leurs idées, et est perçue comme étant réceptive aux changements proposés aux projets et encourageant les bénéficiaires à fournir un retour d'information. Oxfam IBIS/RMU HESA - est également perçu comme une agence très "flexible".

Recommandations :
Renforcer les capacités en matière d'outils de gestion adaptative, en particulier pour les équipes financières et administratives, en mettant l'accent sur une gestion adaptative proactive qui scrute l'horizon à la recherche d'opportunités et de risques, et qui s'adapte pour en tirer parti.

Elle prévoit explicitement l'expérimentation et l'amélioration régulière des stratégies ; elle considère l'apprentissage et la réduction de l'incertitude et des connaissances imparfaites comme l'un des principaux objectifs de l'effort de gestion.

Objectif 2 : Examiner comment la gestion adaptative a été appliquée jusqu'à présent dans la mise en œuvre des projets d’EOL

Méthodologie :
Nous avons évalué deux éléments : La collaboration et la façon dont la collaboration interne et externe des bénéficiaires et l'agent de subvention, en évaluant la capacité à collaborer avec d'autres départements au sein de l'entité, la capacité à collaborer avec des partenaires d'apprentissage, d'autres bénéficiaires, dans quelle mesure ils consultent leurs parties prenantes et leur capacité à créer des coalitions.

En outre, nous avons examiné l'adaptation, les meilleures pratiques et les enseignements tirés de l'adoption de changements dans la conception, la mise en œuvre, la budgétisation ou le suivi des programmes de l’EOL, ainsi que le processus suivi pour adapter les changements souhaités.

Résumé des conclusions :
Les pratiques de gestion adaptative consistent à s'adapter aux changements de contexte, à apprendre en permanence et à faire preuve de souplesse. La gestion et la coordination du programme EOL sont jugées collaboratives, adaptatives et compréhensives des besoins émergents de la mise en œuvre du programme EOL.

Les bénéficiaires disposent d'une procédure simple pour apporter des modifications à la mise en œuvre du programme. La plupart des bénéficiaires prennent le temps de faire une pause et de réfléchir à ce qui fonctionne bien et à ce qui pourrait être amélioré, et de partager les connaissances acquises avec les membres de leur coalition et les coalitions régionales.

Le RMU HESA encourage les pratiques d'apprentissage en organisant périodiquement des ateliers régionaux d'apprentissage et de réflexion en ligne et hors ligne. Par rapport à d'autres donateurs, la majorité des bénéficiaires pensent qu'EOL a fourni le plus haut niveau de flexibilité et de capacité d'adaptation, ce qui est considéré comme une nécessité pour le travail de plaidoyer. Toutefois, il est important de mettre en place une structure pour resserrer la boucle de rétroaction entre les données et l'action : la gestion adaptative vise un double apprentissage plutôt qu'une simple correction des écarts entre le plan et la réalité.

Recommandations :
Présenter l'outil de récolte des résultats comme l'un des mécanismes de saisie des résultats, institutionnaliser davantage la gestion adaptative en développant des outils d'analyse du contexte/des examens réguliers de la TdC. Poursuivre l'utilisation de la planification de scénarios en tant qu'outil permettant de cartographier et de planifier différents scénarios sur la manière dont le changement peut se produire, et d'examiner le rôle du programme dans la réalisation des événements futurs, en renforçant la structure pour resserrer la boucle de rétroaction entre les données et l'action.

En outre, l'introduction de cycles de planification trimestriels où les données et les informations recueillies au cours du trimestre précédent peuvent être utilisées pour informer le cycle de planification suivant et mettre à jour la TdC, la conception du projet et les stratégies de mise en œuvre de l'activité.

Objectif 3 : Explorer les façons dont une approche de gestion adaptative peut être utilisée comme source d'apprentissage au cours de la mise en œuvre du projet

Méthodologie :
Nous avons évalué la capacité des bénéficiaires à utiliser des données probantes pour construire leurs voies de changement, leur capacité à utiliser l'apprentissage pour éclairer la prise de décision, la fréquence et l'habitude de revoir leur théorie du changement, les risques et les opportunités grâce à la planification de scénarios, la manière dont ils évaluent l'efficacité de leurs outils de collecte de données et la qualité des données de suivi et d'évaluation, l'existence d'un mécanisme de suivi des résultats inattendus (récolte des résultats) et la réflexion.

Résumé des résultats :
Cette étude a révélé l'existence d'une culture de collaboration, d'apprentissage et d'ouverture parmi les bénéficiaires et le RMU HESA. Le programme EOL a adopté une gestion adaptative réactive qui s'appuie sur des activités régulières de suivi et de réflexion pour détecter les défis imprévus et, le cas échéant, pour ajuster les actions planifiées afin de rester sur la bonne voie et atteindre les résultats souhaités du programme.

Le programme EOL a fourni des opportunités d'apprentissage, des plateformes pour le partage des connaissances et a encouragé l'apprentissage par les pairs parmi les bénéficiaires.

Recommandations :
Encourager la poursuite de l'engagement dans les centres de partage des connaissances et investir dans le transfert de connaissances sur la gestion adaptative et l'apprentissage vers d'autres partenaires dans les pays ciblés (EOL pour devenir un influenceur dans ce domaine), encourager la poursuite de l'engagement des partenaires d'apprentissage pour fournir un mentorat et un soutien pendant la mise en œuvre et l'apprentissage continu sur les outils de gestion adaptative.

Le RISP et le GISP pourraient être davantage impliqués dans le processus de suivi. Sur la base de l'objectif déclaré, de ce qui a été évalué et des résultats, nous serions également intéressés par le fait de permettre aux bénéficiaires de distiller les enseignements tirés des pratiques de gestion adaptative et d'appliquer ces connaissances pour améliorer la mise en œuvre du projet. Cela signifie que la GA devra aller au-delà de la modification des stratégies de mise en œuvre et des budgets, documenter les enseignements tirés de ces changements et les appliquer pour améliorer la partie restante du projet.

Objectif 4 : Proposer des moyens d'améliorer l'application de la gestion adaptative dans la mise en œuvre des projets EOL

Résumé des conclusions :
Les bénéficiaires ont été en mesure de bien articuler leur compréhension de la gestion adaptative, mais ils ont été moins capables de fournir des exemples concrets de la façon dont la gestion adaptative est mise en œuvre dans la pratique. Il existe une culture de collaboration, d'apprentissage et d'ouverture entre les bénéficiaires et le RMU HESA.

Le programme EOL s'appuie sur des activités régulières de suivi et de réflexion pour détecter les défis imprévus et, le cas échéant, pour ajuster les actions planifiées afin de rester sur la bonne voie pour atteindre les résultats souhaités du programme. EOL a fourni des opportunités d'apprentissage, des plateformes pour le partage des connaissances et a encouragé l'apprentissage par les pairs parmi les bénéficiaires. Toutefois, il est important de renforcer la structure afin de resserrer la boucle de rétroaction entre les données et l'action et d'institutionnaliser la pratique de la gestion adaptative.

Recommandations :
Une feuille de route qui passe en revue les sept étapes de l'amélioration de la gestion adaptative est recommandée en tant qu'outil systématique pour présenter les améliorations. Cette feuille de route est utile dans un contexte multi-organisationnel et multi-pays au cours de laquelle une conception efficace est nécessaire pour aligner la structuration et les exigences descendantes sur la diversité et les divergences ascendantes. Cette feuille de route en sept étapes a été introduite par HIVOS - International et utilisée par l'ANHRE dans deux programmes sur plus de 5 ans et jusqu'à ce jour.

Ces sept étapes peuvent se présenter dans un ordre différent et il appartient à l'utilisateur d'évaluer laquelle des sept étapes doit être entreprise.

1. Résultats de l'examen annuel/énoncés des résultats : utiliser la collecte des résultats pour surveiller en permanence les résultats voulus ou non voulus (qu'ils soient positifs ou négatifs ou qu'ils relèvent de la sphère de contrôle (produits) ou de la sphère d'influence (résultats)).
2. Questions d'apprentissage : Apprendre à partir des données de suivi ; apprendre à propos des hypothèses critiques qui font ou défont la théorie du changement ; et développer des thèmes/questions d'apprentissage et un programme d'apprentissage à chaque niveau.
3. Changements dans le contexte : Identifier les tendances et les signes possibles des changements émergents dans l'environnement, puis analyser et donner un sens collectif aux implications possibles pour la théorie du changement (est-il nécessaire de réviser les stratégies d'intervention, les résultats souhaités, les voies d'accès, les hypothèses ; quels sont les changements qui ont eu lieu et qui affectent ce que nous voulons réaliser ?
4. Théorie du changement : L'examen de la théorie du changement n'a pas été considéré comme une pratique fréquemment recommandée. Il est important de valider en permanence les voies de changement et les données probantes contenues dans la théorie du changement.
5. Évaluation et développement des capacités : Quelles sont les capacités disponibles parmi les membres de l'alliance et les organisations partenaires par rapport à la théorie du changement (révisée) ; quels seraient les besoins en matière de développement des capacités au vu des résultats de l'évaluation des capacités ?
6. Stratégies et interventions : Compte tenu des résultats obtenus et des enseignements tirés jusqu'à présent, que pouvez-vous dire de vos interventions et de vos stratégies ? Qu'est-ce qui a fonctionné ? Pourquoi ? Faut-il procéder à des ajustements ?
7. Réflexion et planification annuelles, qui doit participer à la planification et à la réflexion annuelles ? quel est le temps nécessaire et disponible ? qui est essentiel pendant quelle partie du programme, par exemple, qui peut ne pas être essentiel à toutes les étapes.

Vous voulez en savoir plus ? Lisez l'étude complète sur l'application de la gestion adaptative dans la mise en œuvre des projets EOL dans la region du HESA ou contactez le conseiller régional MEL Nickson Ahimbisibwe, ahi@oxfamibis.dk.